Rabu, 07 April 2010

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Bengkel Plaza Motor Dengan Menggunakan Visual Basic 6.0


1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu teknologi semakin pesat, khususnya teknologi informasi. Seiring perkembangan sistem informasi yang selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi terbaru selalu menggunakan media terbaru pula dalam pengolahan data. Misal Visual Basic 6.0. dan yang lainnya. Pelayanan dalam Visual Basic 6.0 tentunya lebih mudah dibandingkan dengan media informasi lainnya. Dan banyak sekali informasi-informasi global yang bermanfaat pada Microsoft Visual Basic 6.0.

Dalam sistem pengolahan data pada Visual Basic 6.0 presentasi Visual Basic 6.0 merupakan suatu pelayanan yang dibuat dengan konsep presentasi dan interaksi. Microsoft Visual Basic 6.0 bisa berhubungan dengan media lainnya seperti Microsoft Acces.

Bengkel merupakan tempat pelayanan masyarakat dalam bidang jasa. karena

bengkel merupakan salah satu tempat masyarakat memecahkan masalah kendaraan yang lagi rusak atau lagi bermasalah. Bengkel Plaza Motor yang memiliki banyak potensi yang selama ini menggunakan sistem sederhana dalam menyampaikan informasinya. Dan masih banyak kekurangan, informasi yang disampaikan tidak meluas hanya sebagaian wilayah saja dan waktu penyampaian informasi tidak banyak.

Selama ini media pengolahan data pada bengkel Plaza motor, masih mengguanakan sistem manual, sehingga dalam pelaksanaannya masih terdapat kendala-kendala, kendala yang timbul misalnnya dalam segi efisiensi waktu, secara tidak langsung mengurangi kecepatan dalam proses operasional khususnya pada saat pengecekan persediaan atau stock barang dagangan. Maka untuk memenuhi hal tersebut ditawarkan sebuah perluasan sistem informasi yang dapat melengkapi system lama, dengan memanfaatkan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai sarana pengolahan data pada Bengkel Plaza Motor. Khususnya dalam pengolahan data keluar masuknya barang dapat menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.

2.1 Konsep Perancangan Database

2.1.1 Konsep Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data/database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Kegunaan normalisasi :

a. Meminimasi pengulangan informasi.

b. Memudahkan indentifikasi entiti/obyek.

c. Menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan.

Langkah – Langkah Normalisasi :

1. Normal Pertama (Normal Form)

Aturan :

a) Mendefinisikan atribut kunci

b) Tidak adanya group berulang

c) Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci

2. Normalisasi Kedua (Normal Form)

Aturan :

a) Sudah memenuhi dalam bentuk normal ke satu

b) Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

3. Normalisasi Ketiga (Normal Form)

Aturan :

a) Sudah berada dalam bentuk normal kedua

b) Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya).

2.1.2 Entity Relationship Diagram ( ERD )

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan

struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu :

1. Entity : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut : Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti.

3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri.

2.1.3 Flowchart

Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program computer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol. Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar.

2.1.3.1 Karakteristik

Adapaun karakteristik ynag dimiliki flowchart antara lain :

1. Flowchart bersifat grafis atau menggunakan gambar-gambar sebagai simbol/lambang untuk suatu jenis pekerjaan, tugas atau fungsi tertentu.

2. Perintah bersifat esensial, yaitu hanya perintah yang penting-penting saja yang digambarkan dalam flowchart.

3. Flowchart efektif untuk merancang program terstruktur (structured programs).

2.2 Perangkat lunak yang digunakan

Dalam pembuatan skripsi ini, digunakan beberapa perangkat lunak atau software pendukung. Yaitu Ms. Visual Basic 6.0 dan Ms. Access 2003.

3. Analisis ( Proses Penelitian )

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendekripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tesebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan system yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan nantinya. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengindentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses bisnisnya.

3.1.1 Definisi Masalah

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan pada Bengkel Plaza Motor, dapat didefinisikan bahwa sistem kerja yang berjalan masih kurang efektif dan efisien. Hal ini masih terlihat dari proses atau cara pencatatan maupun pengeditan data transaksi bengkel yang memerlukan waktu yang lama. Selain itu proses pembuatan laporan yang ditujukan kepada manajemen juga dirasakan lambat dan kurang efisiien. Dengan demikian jika permasalahan yang sering terjadi tersebut kurang diperhatikan, maka akan berdampak pada terhambatnya proses informasi transaksi pada Bengkel Plaza Motor dan akan mempengaruhi kinerja perusahaan.

3.1.2 Analisis Kelemahan Sistem

Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan pendefiisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan dan penelitian pada sistem informasi traksaksi bengkel pada Bengkel Plaza Motor Kebumen diperoleh kesimpulan bahwa :

a. Mekanisme kerja dibagian semua transaksi bengkel kurang optimal karena belum didukung dengan teknologi informasi yang memadai sehingga tujuan organisasi tidak tercapai dengan baik.

b. Pencarian dan pengolahan data transaksi memakan waktu yang cukup lama.

c. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama sehingga pengambilan keputusan pada perusahaan tertunda.

Dalam mepelajari tahapan-tahapan dari proses analisis informasi transaksi bengkel pada Bengkel Plaza Motor, penulis menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service).

3.1.3 Analisis Kebutuhan Informasi

Kebutuhan akan informasi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Kebutuhan yang dibutuhkan seharusnya mampu untuk memuaskan para konsumen dan pengambil keputusan untuk menentukan berbagai kebijakan sebagai tindak lanjut dalam mencari keberhasilan sasaran dan tujuan perusahaan. Dalam penyajian informasi dalam bentuk laporan atau informasi yang dibutuhkan untuk para pihak manajemen Bengkel Plaza Motor dalam pengolahan data transaksi bengkel tidak memuaskan, lambat, dan tidak akurat karena yang digunakan masih manual sehingga informasi yang dihasilkan dan diterima sering mengalami keterlambatan. Oleh karena itu sistem yang berlaku sekarang yaitu sistem manual harus diganti atau dikembangkan dengan sistem yang baru yang berkomputerisasi.

Dari hasil observasi pada Bengkel Plaza Motor penulis dapat mengambilan kesimpulan mengenai informasi yang dibutuhkan pada bagian administrasi

a. Informasi Stock Barang Digunakan untuk pencatatan data barang

b. Informasi Data Barang Masuk Digunakan untuk pencatatan data barang yang masuk

c. Informasi Data Barang Keluar Digunakan untuk pencatatan data barang yang keluar

d. Informasi Data Supplier Digunakan untuk pencatatan data supplier

3.1.4 Analisis Kebutuhan Teknologi

Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam rangka perancangan sistem infomasi bengkel ini diperlukan peralata-peralatan yang memadahi agar sistem berjalan dengan baik serta dapat diperoleh informasi yang lebih optimal dan tepat serta kualitas kerja lebih meningkat. Peralatan-peralatan tersebut antara lain :

1. Kebutuhan perangkat keras (hardware)

Perangkat keras disini adalah alat yang digunkan untuk pembuatan program. Perangkat keras yang digunakan adalah sebuah unit komputer (CPU, Monitor)

dan piranti pendukungnya seperti (printer, speker).

2. Kebutuhan Perangkat Lunak (software)

Perangakat lunak disini adalah sebuah sistem atau program yang digunakan untuk melakukan pengendalian kegiatan dalam sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan dalam sistem ini menggunakan windows XP Profesional, Ms. Visual Basic 6.0 dan Ms. Access 2003.

3. Sumber Daya Manusia (brainware)

Sebuah sistem dibangun digunakan, maka perlu adanya kegiatan dan pemeliharaan sistem. Maka sumber daya manusia disini berfungsi sebagai teknisi dari sistem informasi yang diterapkan.

3.1.5 Analisis Biaya dan Manfaat

Sebelum sistem informasi dikembangkan maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai hal ini disebut dengan analisis biaya atau keuntungan. Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semua dapat diukur dengan langsung dengan nilai uang misalnya keuntungan pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik.

3.1.5.1 Metode Analisis Biaya dan Manfaat

Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah didefinisikan, selanjutnya analisis biaya dan manfaat dapat dilakukan untuk melakukan apakah proyek system informasi ini layak atau tidak. Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya

dan manfaat antara lain :

1. Metode periode pengembalian (playback period)

2. Metode pengembalian investasi (return of investment)

3. Metode nilai sekarang (net present value)

4. Hasil Peneitian dan Pembahasan

4.1 Rencana Kegiatan Implementasi

Dalam kegiatan implmentasi yang dilakukan adalah dengan cara lima tahap diantaranya yaitu :

1. Pemilihan dan Pelatihan Personil

2. Instalasi Perangkat Keras dan Lunak

3. Pengetesan Sistem

4. Pengetesan Program

5. Konversi Sistem

4.2 Manual Program

Perancangan manual program dapat dilakukan apabila seluruh penyusunan rancangan database dan perancangan aplikasi input serta output sudah telah selesai disusun. Manual program digunakan untuk menjelaskan kepada user tentang penggunaan program supaya tidak terjadi kesalahan dalam menjalankannya. Adapun manual program tersebut adalah sebagai berikut :

4.2.1 Password

Pertama menjalankan program akan diminta untuk memasukkan user name dan password bagi yang akan menggunakan aplikasi ini, tujuan dari user name dan password ini untuk pengamanan data yang tersimpan dalam aplikasi program dari orang-orang yang tidak berhak mengakses data.

4.2.2 Menu Utama

Jika password terisi dengan benar dan sesuai dengan data yang ada dalam database maka akan ditampilkan menu utama dari aplikasi bengkel yang akan diakses oleh user. Tampilan utama berguna untuk memudahkan user dalam memilih pekerjaan yang akan dilakukan. Di dalam menu utama terdapat beberapa item diantaranya Master, Transaksi, Laporan, tool dan keluar.

4.2.3 Input Data

1) Input Stock Barang

2) Input Data Supplier

Pada input data supplier terdapat beberapa field yang berguna untuk melengkapi data supplier diantaranya adalah kode supplier, nama supplier, alamat, telepon, kota, kode pos. Di dalam form ini juga terdapat field yang berguna untuk melakukan penambahan data supplier, pengeditan dan hapus.

3) Input Data Pembelian

4) Input Tambah Data Barang

5) Input Data Penjualan

6) Tampilan input Laporan Pembelian

7) Tampilan input Laporan Penjualan

4.2.4 Tampilan Output Data

1) Tampilan Output Data Pembelian

Dalam output data pembelian digunakan untuk melihat semua data pembelian yang sudah tersimpan dan terdapat beberapa tool yang sudah tersedia di dalamnya untuk mempermudah user dalam mencetak data tersebut. Di dalam form laporan data pembelian terdapat beberapa item yaitu tanggal, nama supplier, nama barang, jumlah, harga satuan, total harga, serta jumlah semua data pembelian.

2) Tampilan Output Data penjualan

Dalam output data penjualan digunakan untuk melihat semua data penjualan yang sudah tersimpan dan terdapat beberapa tool yang sudah tersedia di dalamnya untuk mempermudah user dalam mencetak data tersebut. Di dalam laporan data kendaraan terdapat beberapa item yaitu no nota, kode barang, nama barang, jumlah, harga satuan, harga total, serta jumlah semua data penjualan.

3) Tampilan Output Data Stock Barang

Dalam output data stock barang digunakan untuk melihat semua data stock barang yang sudah tersimpan dan terdapat beberapa tool yang sudah tersedia di dalamnya untuk mempermudah user dalam mencetak data tersebut. Di dalam laporan data supplier terdapat beberapa item yaitu kode barang, nama barang, jenis barang, stock barang, serta jumlah semua data stock barang.

5. Kesimpulan

Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA BENGKEL PLAZA MOTOR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 “ maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data bengkel masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.

2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah :

a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data.

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan bengkel akan lebih efektif dan efisien. Sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat ditingkatkan

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar